Dokumentide näidisloetelu

Sissejuhatus

Üheks dokumendihalduse alusdokumendiks on dokumentide loetelu, -liigtitusskeem.

Kohalike omavalitsute dokumentide näidisloetelu loodi Linnade Liidu eestvedamisel 2003.aastal.  Samas on toimunud meil kiire areng nii avalikus sektoris kui infotehnoloogia valdkonnas ja tookordne näidis on vananenud. Seetõttu on vajadus näidisloetelu uuendada.

Koordineerimaks tegevust algatati  2010.a. dokumentide loetelu uuendamise projekt ja jätkati tegevust teiste projektidega seotult.

Uuendatud näidisloetelu (2013)

Tegevused 2010

  1. Koostati 8 omavalitsuse dokumentide loetelu ja arhivaaride loetelu võrdlustabel.
  2. Asjaajamine jaotati tinglikult kaheks:
    1. Tugifunktsioonid, loetelu koostamisel juhinduti Rahvusarhiivi juhisest;
    2. Põhifunktsioonid, loetelu koostamisel võeti aluseks KOV põhifunktsioonide hierarhia.
  3. Võrdlustabelit aluseks võttes tõsteti seni kasutusesolevad sarjad uude struktuuri.
  4. Projektirühma ettepanekute analüüsi tulemusel sarjad koondati ja vajadusel nimetati ümber.

2010 variant: Kohalike omavalitsuste dokumentide loetelu kavand

 Tegevused 2011

  1. Kavandi tutvustamine (Linnade ja valdade päev 2011, Viljandi kultuuriakadeemia infohalduse osakond, Interinx OÜ Raplamaa pilootprojektid)
  2. Ettepanekute ja märkuste kogumine

Edasised 2011. a tegevused ühitati omavalitsuste Delta majutuskeskkonna loomise ja kasutamise pilootprojektiga.
Viidi läbi:

  1. Pilootomavalitsuste dokumentide loetelude analüüs, kavandile esitatud ettepanekute ja märkuste analüüs;
  2. Uue loetelu versiooni loomine;
  3. Uuendatud loetelu tutvustamine projektirühmale (10 omavalitsust);
  4. Märkuste analüüs ja muudatuste sisseviimine;
  5. Loetelu esitamine 4 omavalitsuse poolt arhiivile;
  6. Loetelu kasutuselevõtt (alates 01.01.2012 võtsid uue näidise alusel loodud loetelu kasutusele Põltsamaa linn ja Põltsamaa vald Delta kasutajatena ning Räpina vald ja Värska vald Amphora kasutajatena).

2011 variant: Kohalike omavalitsuste dokumentide näidisloetelu

Tegevused 2012

  1. Loetelu täiendamine lähtuvalt Rahvusarhiivi 2012 hindamisotsustest;
  2. Kavandist standardi kujundamine.

Tegevused ühitati projekti “Kohalike omavalitsuste asjaajamise tõhustamine e-dokumendihalduse abi” tegevustega.

Uuendatud näidisloetelu

2012 variant: Kohalike omavalitsuste dokumentide näidisloetelu

(Uue näidise alusel uuendatud loetelu on kasutusel vähemalt 16 omavalitsuses: Aseri valdHanila valdKärla valdLeisi valdPõlva vald > liitunud Põlva valdPöide valdRakvere valdSalme valdSillamäe linnTaebla vald > Lääne-Nigula valdTartu valdVara vald; ; Põltsamaa linnPõltsamaa vald; Värska vald, Räpina vald)