Haldusvõimekuse suurendamine

EL_Sotsiaalfond_logo_lipp

Projekti nimi: "Kohalike omavalitsuste asjaajamise tõhustamine e-dokumendihalduse abil"

 

Projekti viidi läbi Euroopa Sotsiaalfondi meetme Avalike teenistujate, kohalike omavalitsuste ja mittetulundusühingute töötajate koolitamine ja arendamine toel.
Projekti algas 2012. a augustis, lõppes 2013. a veebruaris.
Projekti omafinantseeringu kandis Siseministeerium.
Osales 13 omavalitsust.
Hanke täitja AS Andmevara, konsultant-koolitaja Kristi Rasva.

Eesmärk

Kohalike omavalitsuste (KOV) asjaajamise võimekuse ja haldusvõimekuse suurendamine, et tagada seeläbi parem kohalike ülesannete täitmine ja KOV üksuse juhtimine. Projekti tulemusel ühtlustub kohalike omavalitsuste asjaajamise tase, tõusevd elektroonilist dokumendihaldussüsteemi (EDHS) mittekasutavate  KOV-ide asjaajamise eest vastutavate ametnike teadmised e-vahendite kasutamise võimalustest, saavutatakse võimekus ja valmidus  muuta oma asutuse töökorraldust ja võtmaks koolituse läbinuna kasutusele elektrooniline dokumendihaldussüsteem.

Antud projekt suunati 13 omavalitsusele, kes seni ei kasutanud nõuetekohast elektroonilist dokumendihaldussüsteemi.

Tegevused

1. moodul (okt)

Viidi läbi koolitused 5 piirkonnas. Toimus kaugnõustamine telefoni ja e-posti vahendusel.

Koolituste ja koduse ülesande tulemina valmis igal omavalitsusel uus dokumentide liigitusskeem (loetelu), mis esitati kooskõlastuse saamiseks Rahvusarhiivile. Loetelude uuendamisel võeti aluseks Siseministeeriumi poolt uuendatud näidisloetelu, mida eelnevalt täiendati Rahvusarhiivi hindamisotsustest tulenevalt.

2. moodul (nov-dets)

Viidi läbi koolitused 5 piirkonnas, toimusid koosolekud igas omavalitsuses ja kaugnõustamine. Tutvuti e-dokumendihaldusega, digitaalse menetluse, ja e-vahendite kasutamise praktikaitega. Vaadati üle oma senised dokumendipõhjad ja menetlusvood. Tutvuti ja viidi läbi eeltegevused, mis on vajalikud EDHS-i kasutuselevõtuks ja seadistamiseks (s.h teenusega liitumiseks, omavalitsuse registreerimiseks Riigi infosüsteemide haldussüsteemis ja DVK-ga liitumiseks).

3. moodul (jaan)

Toimus nõustamine igas omavalitsuses ja kaugnõustamine. Konsultant- nõustaja toel sobitati e-menetlusvood, dokumendimallid jms iga projektis osaleva omavalitsuse asjaajamisse. Tuge vajati DVK liitumise asjaajamisel.

4. moodul (veeb)

Viidi läbi koolitused 5 piirkonnas asjaajamist kirjeldavate dokumentide uuendamisest. Iga omavalitsuse asjaajamiskord viiakse kooskõlla asutuse tööprotseduuridega, mis elektroonilise asjaajamise puhul erineb varasemast.

Koolitaja-konsultandi poolt väljatöötatud kavandid:

Projekti tulemus

Projekt tagas oskuste ja teadmiste kasvu mahus, mis võimaldas omavalitsustel elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtu ja kasutuse.12 projektis osalenud  omavalitsust alustas koolitusprojekti ajal elektroonilise dokumendihaldussüsteemi (EDHS) juurutusprojekti. Juurutusprojekti toetas Siseministeerium  toetades EDHS-i seadistamiste finantseerimist.

  • Toimub nõuetele vastavalt elektroonilise dokumendiregistri pidamine ja registri avalikustamine;
  • Dokumente  võetakse vastu ja saadetakse dokumendivahetuskeskuse kaudu;
  • Digitaalsed menetlused on asutusesiseselt jälgitavad;
  • Osa dokumente jäävad kogu dokumendi elukäigu jooksul digitaalseks (luuakse, menetletakse, kinnitatakse ja hävitatakse digitaalselt).

Projektis osalenud omavalitsuste ametnikevaheliseks asjaajamise korraldamise kogemuste vahetamiseks ja omavaheliseks toetamiseks loodi e-posti list, kuhu kuuluvad kõik projektis osalenud omavalitsuste vallasekretärid ja nende poolt soovitatud ametnikud.